Tipos de comité

03.10.2014 08:49

*Comité de administración: Tiene a su cargo la parte financiera y el apoyo logístico en general.

*Comité académico: Se encarga de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes en mesas redondas y relatores. Deberá acordar con el subcomité de recepción y alojamiento.

*Comité de relaciones públicas: Este es el que tiene mayor incidencia porque proyecta la imagen positiva del evento. Las actividades de promoción, divulgación y atención directa las tiene a cargo este comité.

2- Ejemplifica y explica desde el punto A-H:

a) Promoción y divulgación: Es el encargado de promover el evento, entregar afiches, folletos, etc.

Ejemplo: La empresa Red Bull realizara un evento, pero a el comité de promoción y divulgación se le ha olvidado hacer la publicidad con los datos necesarios y con el tiempo correspondiente, finalmente el evento es un desastre porque asistió mucho público y no se conocía ni el precio de la entrada.

b) Inscripciones: Se recogen las primeras impresiones de los asistentes al evento. El sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible y con suficiente espacio de manera de agrupar un buen número de asistentes.

Ejemplo: Homecenter Sodimac crea un evento para presentar su nueva sede. Cuando comienzan a llegar los invitados hay un comité inscribiendo a los asistentes y haciéndole entrega de una tarjeta y una pulsera de identificación para entrar y disfrutar del evento.

c) Escarapelas y materiales: Esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. Se le debe entregar una carpeta con toda la información relativa.

Ejemplo: Para una conferencia de un reconocido cantante que realizara un concierto en nuestro país, a todos los asistentes se les hace entrega de la programación que tendrá el evento y una guía de los espectáculos.

d) Recepción, alojamiento e información: Generalmente el secretario es el que hace las reservaciones a medida que los asistentes vallan confirmando su asistencia. Es importantes solicitar la confirmación con anterioridad al evento para no correr riesgo con el alojamiento.

Ejemplo: María, celebrara su cumpleaños número 18 en un restaurant. Para ello, a todos los invitados les pidió que confirmaran su asistencia con 3 días antes de que se realizara su cumpleaños, y así, pedir los menús necesarios para esa cantidad de gente.

a) Transporte: Este, debe coordinar la movilización de los asistentes en general. Además, debe preocuparse también de tener estacionamientos suficientes.

Ejemplo: Al terminar un evento de la empresa Entel, los organizadores y encargados del trasporte no dieron abasto con los vehículos necesarios. Finalmente los invitados tuvieron que irse a pie a sus hogares y genero mucha molestia entre ellos.

b) Actos sociales: Este es un comité, que obligatoriamente debe mantener contacto con los otros comités, requieren mucha atención y estos programas incluyen generalmente actos culturales, etc.

Ejemplo: Se está celebrando el cumpleaños número 18 de Camila, para la finalización del acto ella tiene preparado un espectáculo sorpresa en donde entra un grupo de baile junto a ella y todo esto acompañado de fuegos artificiales el publico queda asombrado y le gusto mucho el espectáculo.

c) Protocolo: Es el responsable de que la mesa, o silla posean el nombre de cada invitado, su posición dentro del evento, el orden de los actos que se realizarán, etc.

Ejemplo: En la cena de gala del curso 4ºF está todo programado según el protocolo, en cada mesa estará el nombre de las familias que se sentaran ahí esta enumerado la cantidad de actos que se harán como por ej: 1) la llegada 2) el coctel 3) cena 4) baile, etc.

d) Secretaría del evento: Este está preocupado de de la distribución de archivos, las conferencias, discursos, deberá también elaborar invitaciones, lista de los invitados, toda la información que aparece en los diarios, etc.

Ejemplo: Para un debate presidencial, la secretaría del evento elabora la información necesaria para que los asistentes comprendan los temas a debatir y estén al tanto de lo que se hablará.

3-Planificación de un evento:

1) Definir los objetivos: Según el propósito que tenga el evento que se quiera realizar se deben tener claros los objetivos generales y específicos.

Ejemplo: La empresa Sony quiere hacer un evento para promocionar sus nuevos celulares, para esto, lo primero que hacen es definir el objetivo de este acontecimiento que sería hacer que la gente compre esos teléfonos.

2) Programación académica y social: El programa académico tiene como objetivo que se pueda alcanzar el propósito de si mismo, y el programa social busca definir las posibles actividades culturales, etc. Para determinar el orden cronológico en donde se presentaran.

Ejemplo: Un grupo de compañeros de oficina hace reservaciones para una cena que se aproxima, solicitan un violinista que toque antes de marcharse.

3) Duración: Según todos los actos o show que se realizaran en el evento se puede determinar la duración y la fecha. Se deben tener en cuenta también, los tiempos de almuerzo, coctel, recepción, y cena si es que existieran.

Ejemplo: En el matrimonio de María Domínguez no determinaron la duración del evento ni tomaron en cuenta todos los shows a realizar. Debido a esto el matrimonio termino 3 hrs mas tarde de lo presupuestado y todos los invitados comenzaron a irse.

4) Número de asistentes: Antes de elegir el sitio en donde se realizara el evento, se debe tomar en cuenta el número de asistentes, pero debe existir un máximo de invitados. Tiene que llevar un orden jerárquica.

Ejemplo: En un evento masivo que realiza el estadio nacional, los organizadores no impusieron un tome máximo de asistentes, por lo cual, este colapso de gente.

5) Presupuesto general de un evento: Esto dependerá del número de comités, la magnitud del evento, y la disponibilidad de recursos que la organización destine.

Ejemplo: El canal de televisión “Canal 13” celebrará su aniversario, asistirán más de 400 invitados y se realizará a lo grande, por lo tanto se presupuestan más de 100.000 millones de pesos.

6) Organización del evento: Debe haber un coordinador que este encargado de los gastos y un comité organizador. Ellos deben elaborar un plan general, como mínimo con cuatro meses de anterioridad.

Ejemplo: Los 4º medios quieren celebrar su fiesta de gala, para esto reúnen fondos todo el año y buscan el local en donde se realizara en el mes de Julio a mas tardar.

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Tipos de comité

*Comité de administración: Tiene a su cargo la parte financiera y el apoyo logístico en general.

*Comité académico: Se encarga de hacer los contactos con los conferencistas, exponentes, participantes en mesas redondas y relatores. Deberá acordar con el subcomité de recepción y alojamiento.

*Comité de relaciones públicas: Este es el que tiene mayor incidencia porque proyecta la imagen positiva del evento. Las actividades de promoción, divulgación y atención directa las tiene a cargo este comité.

2- Ejemplifica y explica desde el punto A-H:

a) Promoción y divulgación: Es el encargado de promover el evento, entregar afiches, folletos, etc.

b) Inscripciones: Se recogen las primeras impresiones de los asistentes al evento. El sitio de las inscripciones debe estar ubicado en un lugar visible y con suficiente espacio de manera de agrupar un buen número de asistentes.

Ejemplo: Homecenter Sodimac crea un evento para presentar su nueva sede. Cuando comienzan a llegar los invitados hay un comité inscribiendo a los asistentes y haciéndole entrega de una tarjeta y una pulsera de identificación para entrar y disfrutar del evento.

c) Escarapelas y materiales: Esta sección debe estar de acuerdo con la utilizada para las inscripciones puesto que los participantes ya se han familiarizado con ella. Se le debe entregar una carpeta con toda la información relativa.

Ejemplo: Para una conferencia de un reconocido cantante que realizara un concierto en nuestro país, a todos los asistentes se les hace entrega de la programación que tendrá el evento y una guía de los espectáculos.

d) Recepción, alojamiento e información: Generalmente el secretario es el que hace las reservaciones a medida que los asistentes vallan confirmando su asistencia. Es importantes solicitar la confirmación con anterioridad al evento para no correr riesgo con el alojamiento.

Ejemplo: María, celebrara su cumpleaños número 18 en un restaurant. Para ello, a todos los invitados les pidió que confirmaran su asistencia con 3 días antes de que se realizara su cumpleaños, y así, pedir los menús necesarios para esa cantidad de gente.

a) Transporte: Este, debe coordinar la movilización de los asistentes en general. Además, debe preocuparse también de tener estacionamientos suficientes.

Ejemplo: Al terminar un evento de la empresa Entel, los organizadores y encargados del trasporte no dieron abasto con los vehículos necesarios. Finalmente los invitados tuvieron que irse a pie a sus hogares y genero mucha molestia entre ellos.

b) Actos sociales: Este es un comité, que obligatoriamente debe mantener contacto con los otros comités, requieren mucha atención y estos programas incluyen generalmente actos culturales, etc.

Ejemplo: Se está celebrando el cumpleaños número 18 de Camila, para la finalización del acto ella tiene preparado un espectáculo sorpresa en donde entra un grupo de baile junto a ella y todo esto acompañado de fuegos artificiales el publico queda asombrado y le gusto mucho el espectáculo.

c) Protocolo: Es el responsable de que la mesa, o silla posean el nombre de cada invitado, su posición dentro del evento, el orden de los actos que se realizarán, etc.

Ejemplo: En la cena de gala del curso 4ºF está todo programado según el protocolo, en cada mesa estará el nombre de las familias que se sentaran ahí esta enumerado la cantidad de actos que se harán como por ej: 1) la llegada 2) el coctel 3) cena 4) baile, etc.

d) Secretaría del evento: Este está preocupado de de la distribución de archivos, las conferencias, discursos, deberá también elaborar invitaciones, lista de los invitados, toda la información que aparece en los diarios, etc.

Ejemplo: Para un debate presidencial, la secretaría del evento elabora la información necesaria para que los asistentes comprendan los temas a debatir y estén al tanto de lo que se hablará.

3-Planificación de un evento:

1) Definir los objetivos: Según el propósito que tenga el evento que se quiera realizar se deben tener claros los objetivos generales y específicos.

Ejemplo: La empresa Sony quiere hacer un evento para promocionar sus nuevos celulares, para esto, lo primero que hacen es definir el objetivo de este acontecimiento que sería hacer que la gente compre esos teléfonos.

2) Programación académica y social: El programa académico tiene como objetivo que se pueda alcanzar el propósito de si mismo, y el programa social busca definir las posibles actividades culturales, etc. Para determinar el orden cronológico en donde se presentaran.

Ejemplo: Un grupo de compañeros de oficina hace reservaciones para una cena que se aproxima, solicitan un violinista que toque antes de marcharse.

3) Duración: Según todos los actos o show que se realizaran en el evento se puede determinar la duración y la fecha. Se deben tener en cuenta también, los tiempos de almuerzo, coctel, recepción, y cena si es que existieran.

Ejemplo: En el matrimonio de María Domínguez no determinaron la duración del evento ni tomaron en cuenta todos los shows a realizar. Debido a esto el matrimonio termino 3 hrs mas tarde de lo presupuestado y todos los invitados comenzaron a irse.

4) Número de asistentes: Antes de elegir el sitio en donde se realizara el evento, se debe tomar en cuenta el número de asistentes, pero debe existir un máximo de invitados. Tiene que llevar un orden jerárquica.

Ejemplo: En un evento masivo que realiza el estadio nacional, los organizadores no impusieron un tome máximo de asistentes, por lo cual, este colapso de gente.

5) Presupuesto general de un evento: Esto dependerá del número de comités, la magnitud del evento, y la disponibilidad de recursos que la organización destine.

Ejemplo: El canal de televisión “Canal 13” celebrará su aniversario, asistirán más de 400 invitados y se realizará a lo grande, por lo tanto se presupuestan más de 100.000 millones de pesos.

6) Organización del evento: Debe haber un coordinador que este encargado de los gastos y un comité organizador. Ellos deben elaborar un plan general, como mínimo con cuatro meses de anterioridad.

Ejemplo: Los 4º medios quieren celebrar su fiesta de gala, para esto reúnen fondos todo el año y buscan el local en donde se realizara en el mes de Julio a mas tardar.

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