Una secretaria ejecutiva debe poseer fuertes habilidades de comunicación para funcionar. La mayoría de las obligaciones de este puesto requieren de la habilidad de comunicarse efectivamente con el jefe al igual que con otros ejecutivos dentro y fuera de la compañía. A menudo serás el primer punto de contacto cuando alguien intenta conectarse con tu jefe, y debes tener buenos modales y buenas habilidades de servicio al cliente. Tu jefe podría pedir que catalogues todas las llamadas que merecen ser atendidas al igual que una buena cantidad de su correspondencia.
* Habilidades técnicas
Debes ser hábil con el uso de equipo de oficina, como las fotocopiadoras, fax, aparatos de transcripción y computadoras personales. Muchas de las responsabilidades de las secretarías ejecutivas se hacen en la computadora, por lo que debes ser competente para el uso de ciertos programas de computación, dependiendo de tus necesidades y las del ejecutivo. Por ejemplo, serás responsable de mantener la agenda de tu jefe y organizar viajes. Además, tu trabajo puede requerir que elabores ciertos reportes, mantengas una base de datos y realices búsquedas en línea; todas requieren habilidades técnicas y uso de computadora.
*Habilidades administrativas
Como secretaria ejecutiva serás responsable de administrar ciertos aspectos de la oficina. Podrías ser responsable de agendar conferencias telefónicas y reuniones para tu jefe. Necesitarás mantener los horarios de la sala de juntas y reunir el material necesario para los asistentes. Podrías también ser responsable de administrar las relaciones con proveedores exteriores con los cuales trabaja la compañía regularmente. Las secretarías ejecutivas a menudo manejan a otras personas de la oficina. Si existen recepcionistas u otras secretarias tú podrías ser su supervisor inmediato, por lo que debes tener la habilidad de entrenar y dirigir sus cargas de trabajo. En consecuencia, necesitarás de buenas habilidades en el multitasking (realizar varias funciones a la vez) mientras realizas tu trabajo y estar al pendiente del trabajo de otros.
